La prima fase di co-progettazione ha riservato ai vertici dell’Ateneo un workshop collaborativo per definire gli obiettivi del portale unimi.it.
A luglio del 2016, due sessioni di lavoro hanno coinvolto in un gioco a “carte scoperte” prima i Dirigenti e poi Prorettori e Delegati del Rettore.
25 in tutto i partecipanti, che divisi in piccoli gruppi (da 3 a 5 persone), hanno selezionato da un mazzo precostituito di 42 carte, le 5 che a loro parere meglio rappresentavano gli obiettivi da perseguire.
La scelta andava fatta prima in maniera individuale, poi negoziata all’interno del proprio gruppo di lavoro e infine condivisa con l’intero gruppo dei partecipanti alla sessione di workshop.
I singoli gruppi avevano anche il compito di stabilire, sempre in maniera condivisa, quali tra gli obiettivi scelti fossero indispensabili, importanti o consigliabili per il portale unimi.it.
Nel momento finale di condivisione a ogni gruppo è stato chiesto di fornire una parola chiave che rappresentasse il filo conduttore tra gli obiettivi scelti.
Eccole in forma di cloud:
Il workshop ha dato come risultato una serie obiettivi indispensabili e importanti, alcuni più orientati all’impostazione complessiva del portale altri relativi a scelte più specifiche di indirizzo progettuale.
Ecco i 10 obiettivi più gettonati per il portale, in ordine di priorità:
- evidenziare l’offerta formativa
- mettere al centro gli studenti e potenziare canali di dialogo e ascolto con loro
- essere un portale di servizio con forte possibilità di interazione con l’utente
- potenziare la logica di servizio agli studenti con strumenti di auto aiuto, howto, etc.
- evidenziare date, scadenze, opportunità per tutti gli interlocutori
- promuovere l’università come polo culturale
- essere il principale punto di riferimento istituzionale per tutti i nostri target
- potenziare l’attenzione per il canale mobile
- dare risalto alla Ricerca
- essere principale contenitore e punto di riferimento per tutte le informazioni dell’Ateneo
Tra gli obiettivi consigliati:
- affermare un look&feel subito riconoscibile che comunichi autorevolezza
- rispondere alle esigenze normative, amministrative, giuridiche e di trasparenza
- dare risalto a eventi e notizie strategiche per l’Ateneo
- dare visibilità a dati e risultati che mostrino i successi dell’Ateneo
La richiesta preponderante è dunque di porre lo studente, e il suo percorso nel mondo universitario, al centro di un ecosistema web orientato al servizio, fatto di contenuti costantemente monitorati e aggiornati, con un accesso semplice, e immediato all’offerta formativa e didattica.
La sfida diventa allora creare un sistema virtuoso di circolazione dell’informazione che permetta non solo di individuare i problemi ricorrenti e le risposte immediate da fornire, ma anche di potenziare le logiche di servizio rendendo possibile a ciascuno di scegliere come, quanto e dove approfondire ogni singolo argomento che lo riguardi/interessi.
L’obiettivo di costruire percorsi informativi specifici non si esaurisce con la sola profilazione degli studenti, ma si amplia fino a comprendere i pubblici interni ed esterni all’Ateneo, a cui fornire una vista immediata sulle informazioni più importanti per ogni specifico target.
L’attenzione a un target giovane deve poi tenere conto dell’aumento esponenziale dell’uso di device mobili nella fruizione dei contenuti web, così come la logica di servizio che deve informare il portale rivela l’opportunità di avere piattaforme specifiche dedicate alla comunicazione interna e a quella squisitamente esterna che attesti il valore dell’Ateneo come polo culturale e centro di ricerca aperto al territorio.
Queste sono alcune delle tante implicazioni progettuali degli obiettivi emersi dal workshop, e tra esse alcune mostrano una natura squisitamente organizzativa, prime tra tutte: la semplificazione dei processi che richiede un service design trasversale all’organizzazione e la necessità di una governance e di una gestione dei flussi informativi che ne garantisca l’uniformità.
E voi che carte avreste scelto?
